ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΥΠ’ ΑΡΙΘΜ. 30
ΤΗΣ ΕΚΤΑΚΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΣΩΜΑΤΕΙΟΥ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ
«ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΠΑΙΧΝΙΔΙΩΝ ΡΟΛΩΝ ΚΑΙ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ»
“Ε.Σ.Παι.Ρο.Σ.”
_______________________________________________________________________
Στην Αθήνα, σήμερα, στις 19 Σεπτεμβρίου 2021, ημέρα Κυριακή και ώρα 01:00 μ.μ., στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Discord, συνήλθαν οι κ.κ. Μέλη του σωματείου σε Έκτακτη Γενική Συνέλευση για να συζητήσουν και να λάβουν αποφάσεις επί των θεμάτων της ημερήσιας διατάξεως.
Παρέστησαν τα κάτωθι μέλη:
| A/A | Ονομ/μο | Ψηφίζει |
| 1 | Αρβανίτης Κωνσταντίνος | ✔ |
| 2 | Γρηγοριάδης Αναστάσιος | ✔ |
| 3 | Ζουγανέλης Στάυρος | ✔ |
| 4 | Καθάρειος Ιωάννης | ✔ |
| 5 | Κοντιζά Ελένη | ✔ |
| 6 | Μπόζγκο Γιούρτβαλ | ✔ |
| 7 | Πατσουράκης Ευστράτιος | ✔ |
| 8 | Ρέντας Κωνσταντίνος | ✔ |
| 9 | Σουλιώτη Χριστίνα |
Η δημοσίευση της πρόσκλησης έγινε με ανάρτησή της στο χώρο του Σωματείου εντός του διαστήματος που ορίζεται βάσει του άρθρου 20, παράγραφοι α’ και β’ του Καταστατικού, ήτοι δέκα (10) ημέρες, και με προσωπική ενημέρωση των μελών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνεπώς συγκαλείται νόμιμα [παράρτημα 2.1 , 2.2].
Καθότι η Συνέλευση της 19 Σεπτεμβρίου 2021 είναι η τρίτη σε σειρά που συγκαλείται, βάσει του άρθρου 20 παράγραφος β’ του Καταστατικού θεωρείται ότι υπάρχει απαρτία αφού παρίστανται τουλάχιστον 4 ταμειακώς εν τάξει τακτικά μέλη του Σωματείου [παράρτημα 2.2], προκειμένου να συμμετάσχουν και να ψηφίσουν στην Έκτακτη Γενική Συνέλευση. Κατόπιν της κατάθεσης αυτής συνετέθη ο ανωτέρω Πίνακας.
Την προσωρινή Προεδρία της Συνέλευσης αναλαμβάνει η κα. Κοντιζά Ελένη η οποία προσλαμβάνει ως προσωρινό Γραμματέα τον κ. Αρβανίτη Κωνσταντίνο. Το προσωρινό Προεδρείο, έλεγξε τον Πίνακα των Μελών που δικαιούνται συμμετοχής και ψήφων στη Έκτακτη Γενική Συνέλευση. Ο Πίνακας αυτός περιλαμβάνει όλα τα ταμειακώς εντάξει τακτικά Μέλη και έτσι συγκαλείται νόμιμα η Έκτακτη Γενική Συνέλευση.
Εν συνεχεία έγινε από τον Πρόεδρο ονομαστική κλήση των κ.κ. Μελών και διαπιστώθηκε ότι παρίστανται οκτώ (8) Μέλη στην Έκτακτη Γενική Συνέλευση που εκπροσωπούν ολόκληρο το σύνολο του Σωματείου, σύμφωνα με τον ανωτέρω πίνακα.
Ακολούθως τα Μέλη με ψήφους οκτώ (8) επί οκτώ (8) μελών, δηλαδή παμψηφεί, εκλέγουν ως οριστικό Πρόεδρο της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης τον κ. Αρβανίτη Κωνσταντίνο, ως οριστικό Γραμματέα τον κ. Πατσουράκη Ευστράτιο και ως Ψηφολέκτη την κα. Κοντιζά Ελένη, οι οποίοι συναποδέχονται την εκλογή τους, αναλαμβάνουν τα καθήκοντά τους και αμέσως μετά εισέρχονται στην εξέταση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης που έχει ως ακολούθως:
- ΘΕΜΑΤΑ ΗΜΕΡΗΣΙΑΣ ΔΙΑΤΑΞΗΣ
- Οικονομικός Απολογισμός μέχρι Αύγουστο 2021.
- Εισήγηση από την Ομάδα καθαριότητας.
- Μείωση οικονομικών υποχρεώσεων Μελών για το 2021 κατά την προηγούμενη πρακτική του έτους 2020.
- Ανανέωση προϋπολογισμού για 2ο Εξάμηνο 2021.
- Προτάσεις για την διαχείριση μελών χωρίς ημερομηνίες διαγραφής.
- Mass Campaigns και Συχνότητα τους.
- Διοικητικός Απολογισμός έως και τον Αύγουστο 2021.
- Τροποποίηση του Ε.Κ. Άρθρο IV.5
*******************************************
ΘΕΜΑ ΠΡΩΤΟ: Οικονομικός Απολογισμός μέχρι Αύγουστο 2021.
Τον λόγο πήρε ο Ταμίας του Διοικητικού Συμβουλίου κ. Αρβανίτης Κωνσταντίνος ο οποίος ενημέρωσε την Γενική Συνέλευση για τα παρακάτω:
1) Ξεκαθάρισμα και ενημέρωση-έλεγχος των ταμειακών, καθώς βρέθηκαν διάφορες ασυμφωνίες π.χ. μέλη που είχαν πληρώσει 2 φορές το ίδιο οικονομικό έτος.
2) Εισπράξεις Σωματείου έως και σήμερα από συνδρομές μελών : 18 ταμειακώς εν τάξει τακτικά μέλη και 2 Δόκιμα μέλη στο σύνολο των 67 μελών του Σωματείου.
3) Ενημέρωση για μη πληρωμή Ενοικίου λόγω COVID19 από Ιανουάριο 2021 μέχρι και Ιούλιο 2021.
4) Ενημέρωση πως διεκπεραιώθηκε η ολοκλήρωση των εκκρεμοτήτων της οικονομικής διαχείρισης του 2020:
(a) κατάθεση φορολογικής δήλωσης 2020 – Την έκανε ο Λογιστής
(b) Τακτοποίηση οικονομικού πιστωτικού υπολοίπου μελών
5) Ενημέρωση διεκπεραίωσης εκκρεμοτήτων της οικονομικής διαχείρισης 2019
(a) Κατάθεση φορολογικής δήλωσης 2019 – Την έκανε ο λογιστής.
6) Έξοδα εκτός αρχικού προϋπολογισμού
(a) Φορολογικές Δηλώσεις 2019 – 2020 + €310 καθώς ο λογιστής προσλήφθηκε για το 2021, άρα τα του 2019 και 2020 δεν ήταν στην σύμβαση.
(b) Πληρωμή προστίμου €100 για μη κατάθεση φορολογικής δήλωσης 2019
(c) Πρόστιμο €100 για αμέλεια προσθήκης τιμολογίου στο ΜΥΦ από τη διαχείριση του 2019. Είχε έρθει ειδοποίηση από τις αρμόδιες υπηρεσίες για την παρασπονδία στο e-mail του Σωματείου και αναμένεται η έκδοση του προστίμου.
(d) Έκδοση επετειακών d20 ζαριών για τον εορτασμό των είκοσι (20) ετών του Σωματείου, με κόστος €618,26. Ο τρόπος διαχείρισής των ζαριών θα συζητηθεί στο επόμενο τακτικό Δ.Σ. της Κυριακής 10 Οκτωβρίου 2021.
Η Γενική Συνέλευση έκανε παμψηφεί δεκτή την ενημέρωση και στο Διοικητικό Συμβούλιο ανατέθηκε η ενημέρωση των μελών επί των ανωτέρω.
ΘΕΜΑ ΔΕΥΤΕΡΟ: Εισήγηση από την Ομάδα καθαριότητας
Τον λόγο πήρε η κα. Σουλιώτη Χριστίνα ως υπεύθυνη της ομάδας καθαριότητας η οποία ενημέρωσε για την λειτουργία της ομάδας το τρέχον έτος και τόνισε την ανάγκη περισσότερων ατόμων για την άνετη λειτουργία της. Τέθηκε η επιλογή του να προσληφθεί καθαρίστρια η οποία συζητήθηκε εκτεταμένα. Εν τέλει τέθηκαν οι εξής προτάσεις:
- Ο προϋπολογισμός να γίνει με καθαρίστρια και το ΔΣ θα την προσλάβει όταν και εφόσον η υπεύθυνη της ομάδας καθαριότητας το ζητήσει.
- Ο προϋπολογισμός να γίνει με καθαρίστρια. Εάν ο/η υπεύθυνος/η καθαριότητας δεν έχει εγγυηθεί την ικανότητα καθαρισμού του συλλόγου το πολύ έως τις 20 Οκτωβρίου (ένα μήνα από την ψήφιση) το ΔΣ αυτομάτως προχωράει σε πρόσληψη
- Δίνουμε ένα μήνα στην Χριστίνα Σουλιώτη, υπεύθυνη της ομάδας καθαρισμού του Σωματείου, να βρει τον απαιτούμενο αριθμό που αυτή θεωρεί σωστό για την καθαριότητα του συλλόγου, διαφορετικά πάμε αυτομάτως σε πρόσληψη καθαρίστριας και ΑΛΛΑΓΗ αυτόματη στον προϋπολογισμό Υ.Γ. Η Χριστίνα Σουλιώτη μπορεί να θεωρεί ικανοποιητικό αριθμό είτε τα 8 άτομα είτε τα 16.
Η πρόταση 1 πήρε μια ψήφο, η πρόταση 2 πέντε ψήφους και η πρόταση 3 δύο ψήφους οπότε πέρασε η πρόταση 2. Κατά την οποία:
Ο προϋπολογισμός να γίνει με καθαρίστρια. Εάν ο/η υπεύθυνος/η καθαριότητας δεν έχει εγγυηθεί την ικανότητα καθαρισμού του συλλόγου το πολύ έως τις 20 Οκτωβρίου (ένα μήνα από την ψήφιση) το ΔΣ αυτομάτως προχωράει σε πρόσληψη.
ΘΕΜΑ ΤΡΙΤΟ: Μείωση οικονομικών υποχρεώσεων Μελών για το 2021 κατά την προηγούμενη πρακτική του έτους 2020
Το λόγο πήρε η Πρόεδρος του Διοικητικού κα. Κοντιζά Ελένη η οποία έθεσε το θέμα των συνδρομών των μελών και κατά την τακτική που ακολουθήθηκε το 2020, το Δ.Σ. προτείνει για το οικονομικό έτος 2021 μείωση της συνδρομής. Κατόπιν συζήτησης σχετικά με το πόσο μεγάλη μπορεί να είναι η μείωση με τα παρόντα μέλη, η πρόταση που τέθηκε ήταν η εξής:
– Για τα τακτικά μέλη του Σωματείου:
(α) Ταμειακώς εντάξει για το οικονομικό έτος 2021, θεωρούνται τα μέλη που έχουν πληρώσει τουλάχιστον € 90 σε συνδρομές.
(β) Για τα μέλη που έγιναν τακτικά κατά την διάρκεια του οικονομικού έτους 2021 η ετήσια συνδρομή θα είναι € 90 μείον όσα έχουν ήδη πληρώσει σε συνδρομές σαν δόκιμα για το οικονομικό έτος 2021.
(γ) Όσα τακτικά μέλη μέχρι την διεξαγωγή της παρούσας ΕΓΣ έχουν πληρώσει για το οικονομικό έτος 2021 επιπλέον χρήματα, δικαιούνται να ζητήσουν επιστροφή του επιπλέον ποσού ή συμψηφισμό με την συνδρομή του επόμενου έτους, απευθυνόμενοι στο Δ.Σ., εντός πενθημέρου μετά από ενημέρωσή τους από το ΔΣ. Μετά την έλευση του πενθημέρου το επιπλέον ποσό θεωρείται χορηγία από το εκάστοτε Μέλος στο Σωματείο.
– Για τα δόκιμα μέλη του Σωματείου:
(α) Τα δόκιμα μέλη δικαιούνται να αναστείλουν την ιδιότητά τους κατά την περίοδο που η έδρα του Σωματείου ήταν κλειστή λόγο των περιοριστικών μέτρων, ενημερώνοντας εγγράφως το Δ.Σ..
(β) Οι μήνες της αναστολής δεν προσμετρούνται για το διάστημα που το εγγραφόμενο μέλος χρειάζεται να παραμείνει για να μετατραπεί σε τακτικό. Σε κάθε περίπτωση το δόκιμο μέλος δικαιούται να ζητήσει την προσμέτρηση των μηνών αυτών για την μετατροπή του σε τακτικό, εγγράφως από το Δ.Σ. μόνο αν καταβάλει το αντίστοιχο ποσό.
Η πρόταση κατόπιν συζήτησης έγινε δεκτή ενώ στο Διοικητικό Συμβούλιο ανατίθεται η ενημέρωση των μελών επί των ανωτέρω.
ΘΕΜΑ ΤΕΤΑΡΤΟ: Ανανέωση προϋπολογισμού για 2ο Εξάμηνο 2021
Τον λόγο πήρε εκ νέου ο Ταμίας του Διοικητικού Συμβουλίου κ. Αρβανίτης Κωνσταντίνος ο οποίος ενημέρωσε για κάποιες αλλαγές που έγιναν στον αρχικό Προϋπολογισμό του 2021 με:
1) Αλλαγή κατηγορίας ενοίκιο
2) Αλλαγή κατηγορίας λοιπά έξοδα
3) Αλλαγή κατηγορίας Λογιστής
4) Αλλαγή κατηγορίας Εκθεσιακός Εξοπλισμός
Ταυτόχρονα συμπεριέλαβε τις αποφάσεις των Θεμάτων 2 και 3 της παρούσας Γενικής Συνέλευσης.
Λαμβάνοντας την μορφή:
ΘΕΜΑ ΠΕΜΠΤΟ: Προτάσεις για την διαχείριση μελών χωρίς ημερομηνίες διαγραφής
Το λόγο πήρε εκ νέου η Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου κα. Κοντιζά Ελένη η οποία προτείνει:
Α. Μέλη που είναι καταχωρημένα στο Μητρώο ως διαγραμμένα έως και σήμερα και δεν υφίσταται οικονομική οφειλή, αλλά δεν υπάρχει ημερομηνία διαγραφής τους, να θεωρούνται διαγραμμένα με απόφαση της παρούσας ΕΓΣ με ημερομηνία διαγραφής 19/09/2021.
Το οποίο υπερψηφίστηκε με εφτά ψήφους υπέρ και ένα λευκό
Στην συνέχεια πρότεινε:
Β. Για τα Μέλη που είναι καταχωρημένα στο Μητρώο ως διαγραμμένα έως και σήμερα και υφίσταται οικονομική οφειλή, αλλά δεν υπάρχει ημερομηνία διαγραφής τους να μην γίνει κάποια πράξη από την παρούσα ΕΓΣ2021, αλλά Το Δ.Σ. κάνει προσπάθεια επικοινωνίας για επιβεβαίωση των οφειλών και των απαραίτητων αιτήσεων, με τα μέλη που υπάγονται στην κατηγορία αυτή.
Το οποίο υπερψηφίστηκε με έξι ψήφους υπέρ, μια κατά και ένα λευκό
ΘΕΜΑ ΕΚΤΟ: Mass Campaigns και Συχνότητα τους
Το λόγο έλαβε ο κ. Γρηγοριάδης Αναστάσιος ο οποίος αφού ζήτησε να ενημερωθεί για την διαδικασία που ακολουθείται για την δήλωση ενός παιχνιδιού στο Ημερολόγιο του σωματείου καθώς και την διαδικασία που ακολουθείται σε περίπτωση «overlapping» πολλών παιχνιδιών του επιθυμούν τα ίδια τραπέζια στο σωματείο, έθεσε πρόταση κατά την οποία τα παιχνίδια που δηλώνονται στο ημερολόγιο να μην μπορούν να είναι κατ’ επανάληψη κάθε βδομάδα ώστε να μην γίνεται χρήση του χώρου μόνο από συγκεκριμένα άτομα. Τα μέλη ωστόσο θα μπορούν να αναρτούν εμβόλιμο event σε περίπτωση που υπάρχει διαθεσιμότητα στο ημερολόγιο εντός της εβδομάδας μέχρι μία μέρα πριν την ημέρα που θέλουν να παίξουν.
Η πρόταση καταψηφίστηκε με 7 ψήφους κατά και 1 υπέρ
ΘΕΜΑ ΕΒΔΟΜΟ: Διοικητικός Απολογισμός έως και τον Αύγουστο 2021
Τον λόγο πήρε εκ νέου η Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου Κοντιζά Ελένη η οποία ενημέρωση για την διαχείριση του σωματείου μέχρι και την ημέρα της Γενικής Συνέλευσης αναφερόμενη στα εξής:
1) Ξεκαθάρισμα Φυσικού Μητρώου
2) Μεταβολές Μελών έως και σήμερα:
Διαγραφές: 5
Εγγραφές: 2
Μετατροπές σε Τακτικά: 1
3) Δημιουργία Ηλεκτρονικού μητρώου βασισμένο στο μητρώο που είχε αρχικά φτιάξει η Κατερίνα Γρηγοριάδη – Την οποία ευχαρίστησε που το αναζήτησε και το έδωσε και δεν χρειαστήκαμε να τα κάνουμε όλα από την αρχή
4) Το Διοικητικό Συμβούλιο επικοινωνεί διαρκώς με μέλη που έχουν εκκρεμότητες
5) Συγχρονισμό Φυσικού αρχείου και Ηλεκτρονικού αρχείου και συντονισμό με το αρχείο του ταμείου
6) Δημιουργία Ηλεκτρονικού αρχείου Πρακτικών Δ.Σ. και Γ.Σ.
7) Προσπάθεια δημιουργίας Ηλεκτρονικού αρχείου Πρακτικών Δ.Σ. και Γ.Σ. από τα προηγούμενα έτη. Επίκληση σε όποιον έχει αρχεία από πρακτικά να επικοινωνήσει με το Διοικητικό Συμβούλιο. Ευχαρίστησε δε τον Ευστράτιο Πατσουράκη που έδωσε ότι είχε από το αρχείο.
8) Με κάποιες εξαιρέσεις τηρήθηκαν οι ημερομηνίες ανακοινώσεων και upload των Πρακτικών.
9) Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι σε διαδικασία επικαιροποίησης και ενημέρωσης του Φυσικού βιβλίου Πρακτικών
ΘΕΜΑ ΟΓΔΟΟ: Τροποποίηση του Ε.Κ. Άρθρο IV.5
Τον λόγο πήρε ο κ. Ευστράτιος Πατσουράκης ο οποίος ζήτησε την διόρθωση και αναδιατύπωση του άρθρου IV.5 Εσωτερικού Κανονισμού, σχετικά με την χρήση των δωματίων και τα mass campaigns ώστε να είναι πιο ξεκάθαρο για το τί εννοεί και να πάρει την μορφή:
Στους χώρους του Σωματείου λαμβάνουν χώρα, σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, Διαρκή Πολυμελή Παιχνίδια (Mass Campaigns), που απαιτούν περισσότερα του ενός τραπέζια. Οι διαχειριστές (DMs) του Mass οφείλουν να κάνουν χρήση των δωματίων του νυν Χώρου του Σωματείου με την σειρά αρίθμησης (πρώτα το 1 μετά το 2, μετά το 3 κλπ) εκτός και αν δεν υπάρχουν άλλες δραστηριότητες, δηλωμένες τουλάχιστον 24 ώρες πριν την έναρξη του campaign/event στο ημερολόγιο, (σύμφωνα με το IV.1 του παρόντος), που καλύπτουν και τα 5 τραπέζια του Σωματείου.
Η πρότασή του υπερψηφίστηκε με 7 ψήφους υπέρ και ένα λευκό
Με την εξάντληση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, λύθηκε η συνεδρίαση της Έκτακτης Γενικής Συνέλευσης και συντάχθηκε το παρόν Πρακτικό, το οποίο υπογράφεται από τον Πρόεδρο και το Γραμματέα της.
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ της Γ.Σ.: ΑΡΒΑΝΙΤΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ
_____________________________
Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ της Γ.Σ.: ΠΑΤΣΟΥΡΑΚΗΣ ΕΥΣΤΡΑΤΙΟΣ
_____________________________
Η ΨΗΦΟΛΕΚΤΗΣ της Γ.Σ.: ΚΟΝΤΙΖΑ ΕΛΕΝΗ